Nếu bạn có kinh nghiệm về thế giới bán lẻ, có lẽ bạn rất quen thuộc với thuật ngữ POS. Nó là viết tắt của Point-of-Sale (Điểm bán hàng), và đó là hệ thống mà nhân viên sử dụng để nhập đơn hàng.
Chúng thường có giao diện cảm ứng đơn giản, nơi bạn chạm vào sản phẩm, thêm chúng vào đơn đặt hàng và thanh toán cho đơn đặt hàng. Và hệ thống POS thường có công nghệ xử lý thẻ tín dụng. Đôi khi, nó có chức năng nâng cao hơn, chẳng hạn như thêm khách hàng vào đơn đặt hàng để dữ liệu khách hàng được đồng bộ hóa giữa cửa hàng trực tuyến và hệ thống POS của bạn.
Hệ thống POS có nhiều mức độ phức tạp. Đối với một ki-ốt (Quầy) ở trung tâm thương mại (Mall) hoặc để bán hàng tại một hội nghị, có thể bạn sẽ muốn một máy POS đơn giản và nhỏ gọn nhất mà bạn có thể tìm thấy. Một hệ thống POS đơn giản có thể sẽ có hai thành phần sau:
- Đầu đọc thẻ tín dụng
- Máy in hóa đơn
Nếu bạn có một cửa hàng bách hóa với hàng chục địa điểm thanh toán, bạn có thể muốn có thêm chức năng:
- Ngăn kéo đựng tiền tích hợp
- Máy quét mã vạch
- Nhân viên có thể bấm giờ vào / ra
- Quyền phân lớp trong đó một số chức năng nhất định chỉ có người quản lý mới có thể truy cập
Vì WooCommerce tích hợp với rất nhiều hệ thống, nên có rất nhiều tùy chọn POS để bạn lựa chọn. Một số phổ biến nhất như sau:
- WooCommerce POS (https://wcpos.com/)
- Square
- Lightspeed
Nhưng có hàng trăm các hệ thống POS khác bạn có thể lựa chọn. Mỗi ngành sẽ có các hệ thống POS yêu thích của riêng mình dựa trên nhu cầu riêng của họ. Vì thế, thực hiện một số hoạt động đào bới bằng cách tìm kiếm {{ngành của bạn}} + POS systems.
Trong chương này, chúng ta sẽ đề cập đến các chủ đề sau:
- Thiết lập WooCommerce POS
- Thiết lập Square
- Đồng bộ hóa dữ liệu trong cửa hàng và trực tuyến
Đến cuối chương này, bạn sẽ biết cách định cấu hình hệ thống POS với cửa hàng WooCommerce của mình.
Thiết lập WooCommerce POS
WooCommerce POS là một plugin được xây dựng trên WordPress. Nó tương tự như WooCommerce, plugin cốt lõi, miễn phí và có sẵn trên GitHub (https://github.com/kilbot/WooCommerce-POS). Họ có các tính năng cao cấp mà bạn có thể mở khóa bằng cách mua giấy phép.
Chúng ta sẽ khám phá phiên bản miễn phí mà bất kỳ ai cũng có thể thử nghiệm. Làm theo các bước sau để thiết lập POS:
- Trong trang WooCommerce của bạn, bạn có thể truy cập Plugins | Thêm mới.
- Tìm kiếm WooCommerce POS. Plugin được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau:
- Bây giờ bạn có thể cài đặt và kích hoạt plugin.
WooCommerce POS sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu với trang WooCommerce của bạn. Điều này là tuyệt vời theo nhiều cách. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là nếu bạn thử nghiệm với WooCommerce POS, rất dễ làm xáo trộn cơ sở dữ liệu của bạn. Vì vậy, nếu bạn thử nghiệm với hệ thống POS này, tôi khuyên bạn nên làm như vậy với một trang web thử nghiệm.
Khi bạn đã cài đặt plugin, bạn sẽ thấy một mục mới có tên là POS trong menu quản trị của mình. Từ đó, bạn có thể thấy ngay nó hoạt động như thế nào bằng cách nhấp vào POS | Xem POS. Đây là những gì nó trông giống trên màn hình của bạn:
Ngay lập tức, chúng ta có thể xem kết quả! Vì plugin này được xây dựng trực tiếp trên WordPress nên chỉ với một vài cú nhấp chuột, chúng ta có thể thấy kết quả. Chúng ta có thể xem danh sách các sản phẩm trong ba danh mục:
- Tất cả
- Nổi bật
- Đang giảm giá
Chúng ta chỉ cần nhấp vào chúng hoặc tìm kiếm các sản phẩm cụ thể và chúng ta có thể thấy các mặt hàng đang được thêm vào giỏ hàng của chúng ta ở bên phải. Chúng ta có thể thêm phí, thêm phí vận chuyển và chỉ định đơn hàng này cho một khách hàng cụ thể.
Sau đó, chúng ta có thể nhấp vào Thanh toán. Đây là nơi mà nền tảng có một chút hạn chế. Vì nó nằm trong trình duyệt nên nó không có kết nối trực tiếp với đầu đọc thẻ tín dụng. Theo mặc định, bạn có thể thanh toán bằng bất kỳ hình thức nào sau đây:
- PayPal
- Tiền mặt
- Thẻ ghi nợ / thẻ tín dụng (qua EFTPOS)
Nếu bạn đang thanh toán bằng tiền mặt, nó rất dễ dàng. Nhập số tiền nhận được và đơn đặt hàng sẽ được đánh dấu là đã thanh toán. Đối với các hội nghị hoặc chợ nông sản, điều này cực kỳ dễ dàng. Thẻ tín dụng khó hơn một chút. Hãy xem cách bạn có thể chấp nhận thẻ tín dụng và khi nào bạn nên chọn WooCommerce POS.
Chấp nhận thẻ tín dụng
Tính năng hữu ích nhất trong hệ thống POS là đầu đọc thẻ. Có một danh sách các trình đọc thẻ trong tài liệu (https://faq.wcpos.com/v/0.5/en/comp Tương thích-credit-card-readers.html). Tóm lại, bạn sẽ phải nhập tổng đơn hàng vào một ứng dụng riêng, chẳng hạn như Payment for Stripe (https://paymentforstripe.com/card-readers), sau đó quẹt thẻ và đánh dấu đơn hàng là đã thanh toán. Hãy xem cách sử dụng Stripe.
Thiết lập thanh toán cho Stripe
Làm theo các bước sau:
- Trước tiên, hãy tải xuống ứng dụng Payment for Stripe trên điện thoại của bạn.
- Mở ứng dụng và nhập tổng số đơn đặt hàng, bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình sau:
- Nhấn mũi tên để chuyển sang bước tiếp theo.
- Trên màn hình sau, hãy nhập thông tin thẻ tín dụng hoặc quét thẻ tín dụng:
- Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn Thanh toán Phí (hiện có màu xám trong ảnh chụp màn hình) và tiền sẽ được chuyển.
Bây giờ bạn có thể quay lại WooCommerce POS, chọn thẻ làm phương thức thanh toán và nhấp vào Xử lý thanh toán.
Chỉ có bấy nhiêu thôi. Nếu bạn thích quy trình này, bạn nên cân nhắc chọn WooCommerce POS làm hệ thống POS của mình.
Chọn WooCommerce POS
WooCommerce POS hơi rắc rối khi xử lý thẻ. Rõ ràng là đẹp hơn khi có một thiết bị đầu cuối tích hợp biết tổng số tiền (vì vậy bạn không phải nhập lại số tiền) và ghi lại tất cả các chi tiết liên quan vào đơn đặt hàng trong hệ thống của bạn (vì vậy, thật dễ dàng để liên kết các giao dịch thẻ tín dụng với đơn đặt hàng cụ thể).
Nhưng hệ thống WooCommerce POS cực kỳ dễ thiết lập, bạn không cần thêm bất kỳ tài khoản nào và bạn có thể bắt đầu bằng cách nhập thủ công vào thẻ tín dụng ngay lập tức, có nghĩa là bạn không phải nhận bất kỳ phần cứng hoặc thanh toán nào.
WooCommerce POS là tùy chọn duy nhất miễn phí 100%. Nếu bạn thích nó, có thể bạn sẽ muốn có được đầu đọc thẻ tín dụng mặc dù đó chỉ là phí một lần.
Nếu bạn muốn có một dịch vụ toàn diện hơn, thì bạn sẽ muốn xem xét Square, điều mà chúng tôi sẽ đề cập tiếp theo.
Thiết lập Square
Nếu bạn đã bước chân vào một quán cà phê trong thập kỷ trước, chắc chắn bạn đã từng sử dụng Square. Đây là một trong những hệ thống POS phổ biến nhất và có mục đích chung. Nó được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và thực hiện xuất sắc vai trò đó. Họ có giá cả cạnh tranh và tích hợp với các nền tảng chính và bản thân sản phẩm thực sự dễ sử dụng.
Chúng tôi sẽ xem xét cách chúng tôi có thể kết nối cửa hàng của mình với Square, thiết lập tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu giữa Square và WooCommerce.
Kết nối với Square
Để tích hợp với Square, bạn cần có tài khoản Square và bạn cần tải xuống tiện ích mở rộng Square miễn phí cho WooCommerce (https://woocommerce.com/products/square/). Hãy bắt đầu bằng cách cài đặt tiện ích mở rộng Square cho WooCommerce. Khi bạn đã cài đặt và kích hoạt plugin trên trang web của mình, bạn sẽ thấy thông báo để định cấu hình plugin, bạn có thể xem ở đây:
Làm theo các bước sau:
- Nhấp vào kết nối với Square >>. Bạn sẽ được chuyển hướng đến trang cài đặt Square for WooCommerce tại WooCommerce | Cài đặt | Square:
Trên trang này, bạn sẽ thấy một nút lớn để Kết nối với Square.
- Nhấp vào Kết nối với Square và bạn sẽ được chuyển hướng đến tài khoản Square của mình.
- Đăng nhập nếu bạn chưa đăng nhập và bạn sẽ thấy một trang mô tả các quyền mà WooCommerce cần để tương tác với Square, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau:
Như bạn có thể thấy, danh sách các quyền rất lớn. Về cơ bản, WooCommerce sẽ quản lý mọi khía cạnh của cửa hàng Square của bạn. Để thiết lập quyền, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Cho phép.
- Trên trang xác nhận, hãy nhấp vào nút để được chuyển hướng trở lại cửa hàng WooCommerce của bạn:
Hãy xem cách thiết lập Square cho WooCommerce trong phần tiếp theo.
Thiết lập Square cho WooCommerce
Bây giờ chúng ta đã cài đặt và kết nối Square, chúng ta cần điều chỉnh một vài cài đặt. Có hai khía cạnh quan trọng mà chúng ta sẽ xem xét:
- Địa điểm kinh doanh
- Hệ thống bản ghi sản phẩm
Địa điểm kinh doanh là một đặc điểm của Square (https://squareup.com/help/us/en/article/5580-manage-multiple-locations-with-square). Chúng được thiết kế cho nhiều vị trí thực tế. Nhưng chúng thực sự có thể hữu ích cho các cửa hàng trực tuyến.
Nếu bạn lưu trữ kho hàng trực tuyến của mình trong một nhà kho, bạn có thể tạo một vị trí mới cho nhà kho đó và kho hàng đó sẽ có một kho hàng riêng biệt hơn so với các cửa hàng khác của bạn. Dù bạn chọn vị trí nào, đó là hàng tồn kho mà cửa hàng WooCommerce của bạn sẽ sử dụng.
Nếu mọi thứ được lưu trữ ở một nơi, thì bạn không cần tạo một vị trí mới. Bạn chỉ có thể chọn một vị trí mà bạn có.
Hệ thống bản ghi sản phẩm (https://docs.woocommerce.com/document/woocommerce-square/#sync) nghe có vẻ rất kỹ thuật, nhưng nó thực sự rất đơn giản. Vì bạn có hai cơ sở dữ liệu (WooCommerce và Square), WooCommerce cần biết cơ sở dữ liệu nào là chính.
Bạn có thể chọn ba tùy chọn:
- Không đồng bộ hóa dữ liệu sản phẩm
- WooCommerce
- Square
Không đồng bộ hóa dữ liệu sản phẩm là cách đơn giản nhất. Bạn có thể có hai hệ thống hoàn toàn độc lập. Nếu bạn không có nhiều sự trùng lặp giữa cửa hàng trực tuyến và cửa hàng truyền thống, đây có thể là một lựa chọn tốt cho bạn.
Tùy chọn tiếp theo là WooCommerce. Khi WooCommerce là hệ thống bản ghi, danh mục sản phẩm Square của bạn sẽ được ghi đè bằng dữ liệu từ cửa hàng WooCommerce của bạn cho các trường sau:
- Tên sản phẩm
- Giá sản phẩm
- Số lượng hàng tồn kho (nếu đồng bộ hóa hàng tồn kho được bật)
- Danh mục sản phẩm
- Hình ảnh sản phẩm
Tùy chọn cuối cùng là Square. Khi Square là hệ thống bản ghi, dữ liệu WooCommerce của bạn sẽ được ghi đè bằng dữ liệu từ Square cho các trường sau:
- Tên sản phẩm
- Giá sản phẩm
- Số lượng hàng tồn kho (nếu đồng bộ hóa hàng tồn kho được bật)
- Hình ảnh sản phẩm (nếu không đặt hình ảnh nổi bật trong WooCommerce)
Hệ thống bản ghi chỉ cần được thiết lập một lần. Bạn không cần đặt cài đặt này trên cơ sở từng sản phẩm.
Sau khi tích hợp được định cấu hình, bạn sẽ cần biết cách dữ liệu được đồng bộ hóa giữa các hệ thống.
Đồng bộ hóa dữ liệu
Tùy chọn bạn chọn xác định tần suất dữ liệu của bạn đồng bộ hóa. Nếu Square là hệ thống bản ghi, nó sẽ cập nhật cửa hàng WooCommerce của bạn sau mỗi 60 phút. Nếu WooCommerce là hệ thống bản ghi, nó cập nhật Square ngay lập tức, vì vậy nếu khách hàng đặt hàng, WooCommerce sẽ ngay lập tức cập nhật hàng tồn kho trong Square.
Chúng ta sẽ xem xét cách đánh dấu sản phẩm để đồng bộ hóa, khi bạn muốn đồng bộ hóa sản phẩm theo cách thủ công và cấu trúc danh mục khác nhau như thế nào.
Đánh dấu sản phẩm để đồng bộ hóa
Khi bạn đã quyết định cách bạn muốn đồng bộ hóa dữ liệu, bạn phải đánh dấu các sản phẩm bạn muốn đồng bộ hóa và thêm SKU cho các sản phẩm (trên tab Hàng tồn kho). Sau khi có SKU, bạn có thể đồng bộ hóa với Square trên trang Chỉnh sửa sản phẩm:
Sau khi bạn đã đặt SKU trong Cài đặt chung cho một sản phẩm, bạn có thể chọn Đồng bộ hóa với Square.
SKU trong cả hai hệ thống phải khớp nhau. Nếu không, sẽ không có đồng bộ hóa dữ liệu.
Đồng bộ hóa dữ liệu thủ công
Bạn luôn có thể thực hiện đồng bộ hóa thủ công. Ở phía dưới WooCommerce | Cài đặt | Square, nhấp vào Cập nhật trong menu con, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau:
Tại đây, bạn có thể xem tất cả các sản phẩm được đánh dấu để đồng bộ hóa và lần cuối cùng chúng được đồng bộ hóa.
Có một nhật ký tiện dụng ghi lại những gì đã xảy ra với mỗi lần đồng bộ hóa. Nếu một sản phẩm không đồng bộ hóa vì lý do nào đó, bạn có thể xem sản phẩm đó được liệt kê tại đây:
Hầu hết, bạn không nên cần điều này, nhưng thật tuyệt khi biết có nhật ký trong trường hợp có thứ gì đó không hoạt động chính xác.
Danh mục phẳng so với phân cấp
WooCommerce và Square rất giống nhau, nhưng chúng có một số điểm khác biệt khó hòa giải. Một trong những điểm khác biệt đó là Square sử dụng cấu trúc danh mục phẳng như sau:
- Áo phông
- Áo sơ mi dài tay
- Quần
- Quần ngắn
- Capris
Tuy nhiên, WooCommerce sử dụng cấu trúc phân cấp như sau:
- Áo sơ mi:
- Áo phông
- Dài tay áo sơ mi
- Quần
- Quần short:
- Capris
Trên lý thuyết, đây có vẻ là một sự khác biệt nhỏ, nhưng nó tạo ra những thách thức kỹ thuật rất lớn và việc tích hợp bị hạn chế vì những lý do này.
Hơn nữa, Square chỉ cho phép một danh mục cho mỗi sản phẩm, vì vậy nếu sản phẩm của bạn có nhiều danh mục và danh mục phụ trong WooCommerce, thì chỉ danh mục đầu tiên hoặc danh mục mẹ mới được gửi đến Square. Vì vậy, nếu bạn thực sự muốn tận dụng tối đa việc tích hợp với Square, bạn sẽ phải cơ cấu lại các danh mục của mình để các hệ thống có thể hoạt động cùng nhau.
Các hệ thống bây giờ phải nói chuyện với nhau và tất cả dữ liệu bạn muốn đồng bộ hóa phải được đồng bộ hóa. Bạn luôn có thể vào cài đặt của mình và điều chỉnh cài đặt để thêm hoặc xóa một vài sản phẩm.
Bây giờ chúng ta đang đi sâu vào các phần phức tạp của WooCommerce, điều quan trọng là phải nghĩ về cách bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa nhiều hệ thống.
Đồng bộ hóa dữ liệu trong cửa hàng và trực tuyến
Chúng ta đã xem xét hai hệ thống POS rất khác nhau trong chương này và chúng hoạt động theo những cách rất khác nhau. Square cũng cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, điều này có thể gây nhầm lẫn.
Bạn nên xem xét tất cả các cách bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu để hiểu cách nào phù hợp nhất với bạn và cửa hàng của bạn. Chúng ta sẽ xem xét các hệ thống đơn giản như một cơ sở dữ liệu duy nhất, có một cơ sở dữ liệu chính và đồng bộ hóa dữ liệu theo cách thủ công.
Một cơ sở dữ liệu
Một trong những hệ thống tốt nhất là sử dụng một cơ sở dữ liệu. Đây là một trong những lợi thế rất lớn của WordPress. Chỉ có một cơ sở dữ liệu mà tất cả các plugin của bạn sử dụng. Điều đó có nghĩa là mọi thứ luôn được cập nhật. Ngay khi bạn có nhiều cơ sở dữ liệu, có thể có dữ liệu không nhất quán và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu sẽ ngăn chặn điều đó.
Nếu bạn lo lắng về việc có một cơ sở dữ liệu được cập nhật hoàn hảo, hãy sử dụng giải pháp WordPress gốc như WooCommerce POS.
Làm chủ cơ sở dữ liệu đã đồng bộ hóa qua API
Nếu bạn có hai trang web riêng biệt nói chuyện với nhau (chẳng hạn như Square và trang web của bạn), có thể sẽ có hai cơ sở dữ liệu riêng biệt nói chuyện với nhau. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần phải có một nguồn sự thật (one source of truth). Một nguồn chân lý là một diễn đạt trong thế giới lập trình để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một cơ sở dữ liệu chính và đồng bộ hóa tất cả các dữ liệu khác từ một nguồn đó.
Nếu bạn có nhiều nguồn sự thật, rất có thể xảy ra mất mát dữ liệu vào một thời điểm nào đó khi đồng bộ hóa. Bạn có thể có WooCommerce như một nguồn chân lý của bạn hoặc một hệ thống khác. Đó là sự lựa chọn của bạn và nó thực sự phụ thuộc vào mức độ bạn muốn làm việc với các hệ thống khác nhau.
Đôi khi có những vấn đề không tương thích nhỏ, chẳng hạn như cấu trúc danh mục hơi khác nhau trong WooCommerce và Square. Nhưng phần lớn, dữ liệu sẽ lưu chuyển khá dễ dàng giữa cả hai hệ thống.
Đồng bộ hóa dữ liệu theo cách thủ công
Tất nhiên, bạn có thể xuất CSV từ một nền tảng và nhập nó vào một nền tảng khác. Tôi đã phải làm điều này trên một số dự án trong khi chúng tôi đang xây dựng tích hợp tự động và nó trở nên rất tẻ nhạt, rất nhanh. Và luôn có cơ hội cho lỗi của con người.
Tôi không khuyên bạn nên đồng bộ hóa dữ liệu theo cách thủ công trong một khoảng thời gian dài. Cuối cùng bạn sẽ quên đồng bộ hóa dữ liệu hoặc đồng bộ hóa dữ liệu không chính xác và đã làm rối tung các đơn hàng.
Tóm lược
Trong chương này, chúng ta đã học cách thiết lập hai hệ thống POS khác nhau, một hệ thống được xây dựng trên nền tảng của WordPress và Square, là hệ thống của riêng nó với rất nhiều cài đặt. Chúng ta cũng đã xem xét cách bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống một cách tốt nhất.
Bây giờ bạn nên biết những điều cơ bản về thiết lập hệ thống POS cho cửa hàng WooCommerce của mình.
Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ nói về việc sử dụng phần mềm thực hiện để giúp việc gửi đơn đặt hàng dễ dàng hơn nhiều.